Como emitir a nota fiscal de exportação para evitar erros e atrasos na sua operação

A nota fiscal de exportação (NF-e) é o documento que indica para a Receita Federal a carga que está sendo comercializada para o exterior. 

Seu preenchimento incorreto pode acarretar problemas no despacho aduaneiro, gerar retrabalhos para o exportador, atrasos e até mesmo penalidades. Para te auxiliar, preparamos um post com os principais pontos que devem ser observados ao preencher a nota fiscal de exportação.

A primeira etapa antes de preencher a nota fiscal de exportação é a emissão da Fatura Comercial, ou Commercial Invoice. Ela é um documento que comprova a operação de compra e venda de mercadorias e tem natureza contratual. A Fatura Comercial equivale a uma nota fiscal com validade internacional e especifica os termos de compra e venda de mercadorias acordados entre as partes. Ela contém dados do importador e do exportador, como local de origem da mercadoria, informações sobre o transporte (responsável pelos custos), descrição dos produtos e especificações da venda (unidade, quantidade e valor de comercialização na moeda internacional),  entre outros dados relevantes para o processo ser bem-sucedido.

Grande parte destas informações da Fatura Comercial deverá constar também na nota fiscal de exportação, e além dessas, outras deverão ser inseridas, como a Unidade de Medida Estatística (UME), Unidade Tributável (uTrib) e a quantidade nessa unidade (qTrib). A unidade uTrib a ser utilizada na nota fiscal de exportação para quantificar a mercadoria deverá ser idêntica à indicada na tabela oficial do governo para o correspondente código NCM (classificação fiscal) da mercadoria a ser exportada.

Além destas informações, é necessário inserir também o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), que identifica os produtos de acordo com a operação (entrada ou saída do país) e a localização do destinatário. Ele determina se a operação terá tributos incidentes ou não. Por se tratar de uma operação de exportação, há exceções mas regra geral é de que não haverá incidência de uma série de tributos, como ICMS, IPI, PIS e COFINS, desde que justificado com o código específico para exportações.

 

Integração com a DU-E

A nota fiscal de exportação passou a ser integrada com a Declaração Única de Exportação (DU-E), desde que esta passou a fazer parte das operações de exportação e servir de base para o processo de despacho aduaneiro. Sendo assim, algumas informações da nota fiscal migram para DU-E de forma automática, tais como: 

• CNPJ (ou CPF) e nome do Exportador; 
• Nome e endereço do Importador; 
• Conversão dos valores da Fatura Comercial em real (R$);
•  NCM;
• Unidade de medida da quantidade tributável (uTrib);
  
• Quantidade na unidade de medida tributável (qTrib);
• Unidade da quantidade comercializada (uCom);
• Quantidade na unidade de medida comercializada (qCom);
• Descrição da Mercadoria, identificando detalhadamente o que está sendo exportado, não apenas referência. É importante informar quando se tratar de produto perigoso;
• Valor do Frete e do Seguro nos campos específicos (observando o Incoterm correspondente à operação).

Por conta disso, o exportador precisa estar atento a todos os detalhes de preenchimento da nota fiscal de exportação, pois, se inseridos dados equivocados, o restante do processo fica comprometido. Segundo as dúvidas mais frequentes do Siscomex, por exemplo, se na NF-E constar uma unidade tributável diferente daquela associada com o NCM, o sistema impede o registro de DU-E. Se as informações estiverem corretas, a elaboração da DU-E será realizada e o despacho aduaneiro iniciado.  

Para que o seu processo de exportação de mercadorias seja bem-sucedido, é importante conhecer a legislação que rege os documentos de exportação. Essa atividade faz parte do compliance documental, já que este procedimento tem o objetivo de oferecer segurança à empresa e minimizar riscos e perdas. 

A Interseas é uma empresa especialista na gestão global dos processos de comércio exterior, o que abrange também este apoio ao exportador com a preparação dos documentos. Para garantir segurança no seu processo, entre em contato conosco e solicite um orçamento.  

 

** Este texto não tem intenção de esgotar o assunto e não substitui as informações que deve ser obtidas junto ao departamento contábil e órgãos competentes **