Maneiras de evitar atrasos no desembaraço de mercadoria

A ineficiência no desembaraço de mercadoria pode refletir em atrasos, mais custos e repercutir negativamente na imagem da empresa junto aos parceiros comerciais.

No comércio exterior, não basta ter produtos de qualidade para ganhar espaço e conquistar mercado. É preciso muito conhecimento logístico e estudo de uma série de normas, leis e procedimentos para ter uma gestão eficiente nos processos de importação e exportação e evitar problemas no desembaraço de mercadoria.

A carga parada no porto por um prazo além do previsto ou qualquer outro tipo de atraso na sua liberação pode ser bastante prejudicial e comprometer a logística da operação. Além de aumentar os custos do processo pelo pagamento extra de armazenagem, possíveis penalidades e serviços adicionais, como a demurrage, a ineficiência para o desembaraço de mercadoria pode refletir na imagem da empresa junto aos seus clientes, parceiros comerciais e até causar perdas de contratos e outras negociações importantes.

No artigo, vamos elencar pontos importantes que interferem positivamente nos processos de importação e exportação e ajudam a evitar que a carga fique parada na aduana.

Fatores que auxiliam no desembaraço de mercadoria

Com processos bem gerenciados, é possível otimizar o desempenho evitando problemas e atrasos no desembaraço de mercadoria. Do ponto de vista do cumprimento de normas e legislações, é preciso garantir o correto registro das informações junto aos órgãos anuentes e Receita Federal. Por exemplo, é necessário ter cuidado com o compliance de documentos, com a escolha dos Incoterms e com a classificação e nomenclatura das mercadorias.

Já em relação a parte operacional, é de extrema importância ter sistemas informatizados de gestão para controlar em tempo real a documentação e o passo a passo da negociação. As informações sobre produção, vendas, financeiro, contábil, logística, entre outros, devem ser compartilhadas de forma organizada e rápida, e chegar a todos os agentes que compõem a cadeia de intervenientes como despachantes, transportadoras, certificadores, seguradoras, clientes e fornecedores.

Partindo dessas premissas, listamos fatores que auxiliam no desembaraço de mercadoria, evitando atrasos e prejuízos com a carga parada além do previsto. São eles:

• Ter um compliance eficiente

No comércio exterior, compliance é a política de estar atento e verificar por completo a legislação e as normas vigentes, aplicando-as nos processos de importação e exportação. Em cada etapa, é preciso verificar a documentação exigida, se a mercadoria está autorizada por este ou aquele órgão a entrar/sair do país, se recebeu os carimbos e selos necessários, se atende às exigências sanitárias, etc. Para cada tipo de mercadoria e para cada país com que se deseja negociar, é necessário conseguir autorizações dos órgãos reguladores naquela localidade. É preciso organização e controle das etapas para estar em dia com a documentação, conseguir dar sequência e finalizar a negociação com sucesso e sem percalços.

Uma boa prática de compliance evita, por exemplo, que a carga fique parada ou retorne à origem por documentação insuficiente ou incorreta, gerando prejuízos financeiros com armazenagem ou demurrage (taxa cobrada quando o importador utiliza o contêiner além do tempo acordado com o armador).

• Classificar corretamente as mercadorias (NCM)

Enquadrar corretamente as mercadorias dentro da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um procedimento de extrema importância e que pode interferir diretamente no sucesso da importação ou exportação. Isso porque, é por meio desta nomenclatura que se calcula a incidência de impostos e se aplica (ou não) contingenciamentos, acordos internacionais e normas administrativas.

Todo produto importado deve receber um código NCM, considerando suas características técnicas específicas e também aspectos mercadológicos. Estes códigos ordenam as mercadorias de acordo com sua natureza e características e classificam os itens seguindo os regulamentos do Mercosul. Ter esta unificação possibilita o acesso facilitado às informações dos produtos por todos os agentes envolvidos.

No entanto, caso haja incorreção no enquadramento na NCM, a carga ficará parada na alfândega e são aplicadas multas que podem interferir diretamente nos custos finais da importação ou exportação.

• Contar com um bom despachante aduaneiro

O despachante aduaneiro tem papel importante nos processos de importação e exportação. Ainda mais no Brasil, país onde a burocracia e o complexo de normas e regulamentos dificultam o entendimento de muitos empresários que desejam internacionalizar seus negócios.

O profissional prepara e assina documentos para o desembaraço de mercadoria, podendo sugerir as classificações e em quais regimes se enquadram, buscando os elementos e comunicando informações exigidas pela Aduana para aplicação desses regimes. Tecnicamente, representa o operador perante à fiscalização e os órgãos intervenientes, participando de procedimentos aduaneiros, fiscais, tributários, logísticos e comerciais, com o objetivo de fazer a carga chegar ao seu destino final no menor tempo possível.

Com ele, é possível evitar e solucionar uma série de problemas relacionados aos desembaraço de mercadoria. Isso porque, um bom despachante irá estudar as especificidades do produto e do mercado com o qual se está tratando, para que o processo possa transcorrer de forma segura e tranquila, antecedendo as situações e agilizando os procedimentos e trâmites. Assim, pode fazer com que a carga chegue ao seu destino no menor tempo possível e sem custos adicionais.

• Ter um sistema de gerenciamento dos processos

Poder monitorar os processos de exportação e importação oferece, além de segurança, uma visão global das negociações internacionais que sua empresa está realizando.

Quando a gestão destes processos é terceirizada, sendo feita por uma empresa contratada, é ainda mais importante este acompanhamento para que tudo esteja alinhado. Mas isso só é possível se o seu prestador de serviços utilizar um software de comércio exterior prático e eficiente e possibilitar aos clientes acesso a essa ferramenta.

O uso de controles informatizados para gestão de processos e comunicação de informações oferece ganhos de produtividade e compliance. Quando não se utiliza uma ferramenta de gestão, há implicações como falta de planejamento das etapas, menor controle dos prazos a serem cumpridos e falhas de comunicação junto aos agentes envolvidos nos processos de importação e exportação.

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