Nova Regra da RFB Pode Desabilitar Empresas de Comércio Exterior a Partir de Janeiro: Entenda o Que Muda e Como se Preparar
Em 19 de novembro de 2025, a Receita Federal publicou atualização na Instrução Normativa RFB nº 1.984/2020, reforçando obrigações para a manutenção da habilitação de declarantes de mercadorias no comércio exterior. A mudança, formalizada pelo Sistemas nº 013/2025, não altera as regras de habilitação em si — mas modifica a forma como elas passam a ser verificadas e aplicadas pelos sistemas da RFB.
O resultado prático é simples e contundente:
a partir de 15 de janeiro de 2026, empresas e representantes com pendências cadastrais poderão ser automaticamente desabilitados, ficando impedidos de operar até regularizar a situação.
Para importadores e exportadores, esse é um ponto de atenção crítico no planejamento operacional e fiscal do início de 2026.
Por que essa mudança é importante?
A habilitação para operar no comércio exterior sempre exigiu requisitos cadastrais básicos — como adesão ao Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) e regularidade do CNPJ e dos CPFs dos representantes legais e integrantes do Quadro Societário Atual (QSA).
Essas exigências já constavam da IN 1.984/2020, mas eram verificadas de maneira mais flexível. Agora, a Receita Federal implementará melhorias sistêmicas que permitirão a desabilitação automática de qualquer interveniente que:
- não esteja com DTE ativo;
- possua CNPJ com pendências cadastrais;
- tenha representantes legais ou integrantes do QSA com CPF irregular.
Ou seja:
falhas cadastrais que antes passavam despercebidas agora passam a impedir o registro de operações.
O que exatamente muda?
Com a atualização normativa, a RFB passa a:
- Cruzar automaticamente dados cadastrais do CNPJ e do CPF dos responsáveis perante a empresa.
- Verificar a adesão ao DTE como requisito de manutenção da habilitação.
- Desabilitar automaticamente empresas e intervenientes que não cumprirem as obrigações até 15/01/2026.
Essa desabilitação impede o uso dos sistemas do comércio exterior, comprometendo:
- registros de DI/DUIMP;
- DU-E;
- operações em ambiente portuário e aeroportuário;
- emissão de documentos fiscais vinculados à operação;
- despacho aduaneiro como um todo.
Em empresas industriais, exportadoras ou com giro de importações, o impacto pode ser imediato e severo.
Quem será afetado?
A regra vale para:
- Importadores
- Exportadores
- Trading companies
- Despachantes aduaneiros e representantes que atuem como declarantes
- Qualquer interveniente que dependa da habilitação para operar no Siscomex
Empresas com estrutura societária complexa, múltiplas filiais ou representantes diversos devem redobrar a atenção.
O que sua empresa deve fazer até 15 de janeiro de 2026?
A orientação é clara: realizar uma auditoria cadastral completa. Isso inclui:
- Verificar a adesão ao DTE
Confirme se:
- a empresa está corretamente vinculada;
- o acesso está ativo;
- há ciência de todas as comunicações pendentes.
- Revisar o CNPJ
Checar:
- situação cadastral (ativa e sem pendências);
- dados atualizados na Receita Federal;
- CNAEs adequados.
- Conferir a regularidade dos CPFs
Verificar se todos os representantes legais e integrantes do QSA estão com CPF regular.
- Atualizar atos societários
Qualquer desalinhamento entre o registro no órgão de classe (Junta Comercial) e o cadastro no CNPJ pode gerar inconsistência.
- Revisar poderes e procurações
Intervenientes precisam de representantes habilitados e com poderes vigentes.
E se a empresa for desabilitada?
Nesse caso, as operações ficam imediatamente interrompidas até que a regularização ocorra. A reabilitação depende do saneamento das pendências cadastrais e de nova validação automática pelos sistemas da RFB.
Para empresas com operações contínuas, isso significa:
- atrasos logísticos;
- risco de armazenagem adicional;
- perda de janela de embarque;
- custos indiretos por paralisação de supply chain.
A Interseas acompanha essas atualizações
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